Le gouvernement d’un pays souhaitant organiser une Exposition Spécialisée doit déposer sa candidature au BIE au plus tard 5 ans et au plus tôt 6 ans avant la date d’ouverture envisagée pour cette Exposition. Ainsi, si la date d’ouverture envisagée pour l’Exposition Spécialisée est le 1er mai 2027, le BIE devra recevoir la demande officielle au plus tôt le 1er mai 2021 et au plus tard le 1er mai 2022.

La lettre officielle de candidature adressée au BIE devra indiquer la ville où se tiendrait l’Exposition, le thème envisagé, les dates proposées, la durée de l’Exposition (celle-ci ne pouvant être supérieure à 3 mois), ainsi que le statut légal des organisateurs assorti de la garantie du gouvernement.

La première candidature à l’organisation d’une Exposition Spécialisée en 2027/28 déposée au BIE ouvre une période de 6 mois durant laquelle tout autre pays peut également se déclarer candidat. Au terme de ces 6 mois, le BIE clôt le délai de dépôt des candidatures et annonce la liste des candidats.